Custom software versus off-the-shelf software: a comparison

Blaue

You would like to purchase software and are wondering whether custom or off-the-shelf software is better suited to your requirements. This blog post summarises the key differences and outlines optimal use of custom and off-the-shelf software.

As the name suggests, custom software is software that is developed on a custom basis for a specific business process or use case. With in-house development or with software that is created in cooperation with external software developers, the first step is to define what use cases exist, which features the software needs to have and how these features are to be mapped in the software. Then the requirements are implemented in software in a manner that can include agile methods.

Off-the-shelf software is the term used for software products with a defined range of features covering similar requirements of companies in standardised processes, such as document management, CRM or accounting. Off-the-shelf software is generally developed for a wide range of companies.

Custom and off-the-shelf software: strengths and weaknesses

 IndividualsoftwareStandardsoftware
PassgenauigkeitSehr hohe Passgenauigkeit durch maßgeschneiderte Abbildung von Geschäftsprozessen, „richtiger“ Funktionsumfang (nicht zu viel, nicht zu wenig)gute bis sehr gute Passgenauigkeit für standardisierte Prozesse wie z.B. CRM, Buchhaltung
FlexibilitätHochMittel bis gering
IntegrationsgradNahtlose IntegrationAbhängig von vorhandenen Schnittstellen
Verfügbarkeitabhängig von der Funktionsvielfalt kann die Fertigstellung Wochen oder Monate dauernsofort verfügbar
Integration in die bestehende SystemlandschaftUnkompliziert, da Individualsoftware an die Prozesse angepasst wird. Schnittstellen sind jederzeit realisierbar.Die Integration ist oft aufwendig, weil Prozesse an die Software angepasst werden müssen. Einige Standardsoftware-Produkte bieten auch Schnittstellen zu ausgewählten Systemen an. Teilweise ist eine Schnittstellen-Programmierung gegen Aufpreis möglich.
Anpassungen und ErweiterungenNachträgliche Erweiterungen und Änderungswünsche sind jederzeit möglich.Abhängig von der Software, teilweise technische und funktionale Erweiterungen über Updates / Releases oder über Aufpreis
Schulung, Dokumentation und WissenAbhängig vom Softwareproduzenten – von einmaliger Schulung bei Implementierung bis hin zur Individualschulung für neue Anwender, Dokumentation in unterschiedlichem UmfangProduktinformation, Tutorials, Online-Hilfe, Dokumentation, Nutzer-Communities, FAQ-Seiten, Schulungen stehen den Anwendern – in unterschiedlicher Bandbreite, je nach Softwarehersteller - zur Verfügung.
Wartung & PflegeWann und in welchem Umfang ein Update geschieht, wird von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich gehandhabt – von sehr individuell im Rahmen eines Projektes bis hin zu regelmäßigen Releases.Anwender haben einen sehr eingeschränkten Einfluss auf die Weiterentwicklung
SupportAbhängig vom SoftwareproduzentenEin Support ist inklusive (Abo, Lizenz) oder im Rahmen eines Supportvertrages erhältlich.
KostenEinmalige Projektkosten plus ggfls. Lizenz-, Wartungs- oder Supportkosten Monatliche Kosten (abhängig von Nutzeranzahl oder Nutzungsintensität) sowie ggfls. zusätzliche Kosten für Set-up, Wartung und Support, selten einmalige Zahlung
ImplementierungEine individuelle Softwarelösung zu implementieren, dauert länger als die Einführung einer Standardsoftware. Dauer der Implementierung abhängig vom Softwareprodukt – von der sofortigen Nutzung bis hin zur aufwändigeren Konfiguration
Kontakt zum HerstellerDirekter Kontaktabhängig vom Softwareanbieter

Optimal use of custom and off-the-shelf software

When does off-the-shelf software make sense? Where does custom software shine? The key advantage of custom software is that it is a perfect fit, as it is developed for the company’s processes and requirements. A custom solution often enables processes for which there is no software on the market. Custom software is also a good choice if the company wants to remain flexible in its processes. Another plus is that a tailor-made solution can be modified or expanded at any time. In addition, custom software can be optimally integrated into the existing system landscape.

A custom solution is usually more cost-intensive. However, the factor of cost recedes in importance when the software forms the centrepiece of the business or when there is no off-the-shelf software available. In contrast, “off-the-shelf software” is particularly suited for standardised processes. There are many software products on the market for processes such as payroll accounting and CRM. With the range of features contained in these standard solutions, companies can implement their requirements relatively precisely. Custom development offers no advantage here. Off-the-shelf software is also quickly available and can be used in a timely manner in most cases.

The formula for success: off-the-shelf software for standardised processes and custom software for unique processes

In a nutshell, custom software is better for mapping business processes for which no software is available on the market or when it is necessary to map processes that represent the core activities of a business. In such cases, custom software can appropriately map the processes and help the company differentiate itself from the competition. Companies are well advised to use off-the-shelf software for standardised processes. They benefit from fast availability of the solution, comprehensive information resources on the software in most cases and a good cost-benefit ratio.

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