Sie möchten eine Software anschaffen und fragen sich, ob eine Individual- oder Standardsoftware für Ihre Anforderungen besser geeignet ist. Dieser Blogbeitrag fasst die wesentlichen Unterschiede zusammen und skizziert den optimalen Einsatz von Individual- und Standardsoftware.
Die Individualsoftware ist – wie der Name erahnen lässt – eine Software, die individuell für einen bestimmten Geschäftsprozess oder Anwendungsfall entwickelt wird. In Eigenentwicklung oder in Zusammenarbeit mit externen Softwareentwicklern wird zunächst definiert, welche Use Cases bestehen, welche Funktionen dafür notwendig sind und wie diese in der Software abgebildet werden sollen. Dann werden die Anforderungen in Software umgesetzt, z.B. mit agilen Methoden.
Bei einer Standardsoftware handelt es sich um ein Softwareprodukt mit einem definierten Funktionsumfang, welcher ähnliche Anforderungen von Unternehmen in standardisierten Prozessen abdeckt wie z.B. Dokumentenmanagement, CRM, Buchhaltung. Standardsoftware wird generell für eine Vielzahl von Unternehmen entwickelt.
Individual- und Standardsoftware: Stärken und Schwächen
| Individualsoftware | Standardsoftware | |
|---|---|---|
| Passgenauigkeit | Sehr hohe Passgenauigkeit durch maßgeschneiderte Abbildung von Geschäftsprozessen, „richtiger“ Funktionsumfang (nicht zu viel, nicht zu wenig) | gute bis sehr gute Passgenauigkeit für standardisierte Prozesse wie z.B. CRM, Buchhaltung |
| Flexibilität | Hoch | Mittel bis gering |
| Integrationsgrad | Nahtlose Integration | Abhängig von vorhandenen Schnittstellen |
| Verfügbarkeit | abhängig von der Funktionsvielfalt kann die Fertigstellung Wochen oder Monate dauern | sofort verfügbar |
| Integration in die bestehende Systemlandschaft | Unkompliziert, da Individualsoftware an die Prozesse angepasst wird. Schnittstellen sind jederzeit realisierbar. | Die Integration ist oft aufwendig, weil Prozesse an die Software angepasst werden müssen. Einige Standardsoftware-Produkte bieten auch Schnittstellen zu ausgewählten Systemen an. Teilweise ist eine Schnittstellen-Programmierung gegen Aufpreis möglich. |
| Anpassungen und Erweiterungen | Nachträgliche Erweiterungen und Änderungswünsche sind jederzeit möglich. | Abhängig von der Software, teilweise technische und funktionale Erweiterungen über Updates / Releases oder über Aufpreis |
| Schulung, Dokumentation und Wissen | Abhängig vom Softwareproduzenten – von einmaliger Schulung bei Implementierung bis hin zur Individualschulung für neue Anwender, Dokumentation in unterschiedlichem Umfang | Produktinformation, Tutorials, Online-Hilfe, Dokumentation, Nutzer-Communities, FAQ-Seiten, Schulungen stehen den Anwendern – in unterschiedlicher Bandbreite, je nach Softwarehersteller - zur Verfügung. |
| Wartung & Pflege | Wann und in welchem Umfang ein Update geschieht, wird von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich gehandhabt – von sehr individuell im Rahmen eines Projektes bis hin zu regelmäßigen Releases. | Anwender haben einen sehr eingeschränkten Einfluss auf die Weiterentwicklung |
| Support | Abhängig vom Softwareproduzenten | Ein Support ist inklusive (Abo, Lizenz) oder im Rahmen eines Supportvertrages erhältlich. |
| Kosten | Einmalige Projektkosten plus ggfls. Lizenz-, Wartungs- oder Supportkosten | Monatliche Kosten (abhängig von Nutzeranzahl oder Nutzungsintensität) sowie ggfls. zusätzliche Kosten für Set-up, Wartung und Support, selten einmalige Zahlung |
| Implementierung | Eine individuelle Softwarelösung zu implementieren, dauert länger als die Einführung einer Standardsoftware. | Dauer der Implementierung abhängig vom Softwareprodukt – von der sofortigen Nutzung bis hin zur aufwändigeren Konfiguration |
| Kontakt zum Hersteller | Direkter Kontakt | abhängig vom Softwareanbieter |
Optimaler Einsatz von Individualsoftware und Standardsoftware
Wann ist eine Standardsoftware sinnvoll? Wann spielt die Individualsoftware ihre Vorteile aus? Der wesentliche Vorteil einer Individualsoftware liegt in der Passgenauigkeit, denn sie ist für die Unternehmensprozesse und Anforderungen entwickelt. Eine Individuallösung macht Geschäftsprozesse oft erst möglich, für die es am Markt bisher keine Software gibt. Auch dann punktet eine Individualsoftware, wenn das Unternehmen in seinen Prozessen flexibel bleiben will. Ein weiterer Pluspunkt: Eine maßgeschneiderte Lösung lässt sich jederzeit ändern oder erweitern. Überdies lässt sich eine Individualsoftware optimal in die bestehende Systemlandschaft integrieren.
Eine Individuallösung ist in den meisten Fällen kostenintensiver. Jedoch rückt der Faktor Kosten in den Hintergrund, sobald die Software den Kern des Business ausmacht oder es keine Standardsoftware gibt. Dagegen eignet sich eine „Software von der Stange“ insbesondere für standardisierte Prozesse. Für Prozesse wie z.B. Lohnbuchhaltung, CRM gibt es jede Menge Softwareprodukte auf dem Markt. Mit ihrem Funktionsumfang können Unternehmen ihre Anforderungen relativ passgenau umsetzen. Hier bietet eine Individualentwicklung keinen Vorteil. Zudem ist eine Standardsoftware schnell verfügbar und lässt sich in den meisten Fällen zeitnah nutzen.
Die Erfolgsformel: Standardsoftware für standardisierte Prozesse, Individualsoftware für einzigartige Prozesse
Kurz gesagt: Individualsoftware punktet bei der Abbildung von Geschäftsprozessen, für die es am Markt noch keine Software gibt oder die den Kern eines Business abbilden. Hier bildet eine Individualsoftware den Prozess adäquat ab und unterstützt bei der Differenzierung vom Wettbewerb. Unternehmen sind gut beraten, für standardisierte Prozesse eine Standardsoftware einzusetzen. Sie profitieren von einer schnellen Verfügbarkeit, meist von einem umfassenden Informationsangebot und einem guten Kosten-Nutzen-Verhältnis.
Sehr geehrte Frau Herdt,
vielen Dank für den interessanten Artikel. Könnten Sie mir bitte das Veröffentlichungsdatum mitteilen, da ich diesen Artikel gerne in meiner Abschlussarbeit zitieren würde.
Vielen Dank.
Hallo, vielen Dank für Ihre Anfrage. Der Artikel wurde am 06.02.2020 veröffentlicht. Viel Erfolg mit Ihrer Abschlussarbeit!