Individualsoftware-Projekte erfolgreich umsetzen: Tipps aus der Praxis

On specs, on time, on budget – für (Individual)Software-Projekte ist dies das erklärte Ziel. Laut einer Studie von Lünkendonk haben 86 Prozent der befragten Unternehmen Software-Projekte nicht beendet. In 31 Prozent der Unternehmen wurde etwa jedes fünfte IT-Projekt nicht abgeschlossen. Die Gründe dafür sind vielfältig.

Was können Unternehmen tun, damit das Individualsoftware-Projekt zum Erfolg wird. Dieser Blogbeitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Erfolgsfaktoren – mit Input aus diversen Studien und aus der eigenen Projekterfahrung.

Pro & Contra Individualsoftware:
Sorgfältig evaluieren und dann entscheiden

Firmen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Unternehmenssoftware einsetzen, sind innovativer als Wettbewerber, die vor allem auf standardisierte Software setzen. Dies zeigt eine Studie des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW).

Eine Forrester-Umfrage hat zudem gezeigt, dass Unternehmen für individuelle Eigenentwicklungen genauso viel investieren wie für Standardsoftware. Es sind vor allem funktionale Gründe, warum Individualsoftware nach wie vor stark gefragt ist. Oftmals bietet die Standardsoftware nicht die von den Anwendern geforderten Funktionen. Außerdem versprechen sich Unternehmen der Forrester-Studie zufolge von Eigenentwicklungen geringere Kosten und weniger Komplexität. Überdies bildet eine Individualsoftware die spezifischen Geschäftsprozesse genau ab, was eine Standardsoftware in der Regel nicht leisten kann. (Blogbeitrag: Individualsoftware versus Standardsoftware: ein Vergleich)

Eine individuelle Softwarelösung ist jedoch nicht per se die optimale Lösung. Daher müssen Unternehmen abwägen, welche Software die eigenen Anforderungen am besten erfüllt. Das kann in dem einen Fall eine Standardsoftware, in dem anderen eine Individualsoftware sein.

Trifft eine Standardsoftware die Anforderungen des Unternehmens, ist schnell entschieden. Eine Individualentwicklung spielt vor allem dann ihre Vorteile aus, wenn die Standardsoftware die Anforderungen nicht oder nur mit unverhältnismäßig hoher Anpassung erfüllen kann.

Unternehmen sollten sich die Zeit nehmen und ihre Anforderungen analysieren. Durch eine umfassende Marktanalyse und Gespräche mit unterschiedlichen Anbietern, verschaffen sich Anwender in spe eine umfassende Informationsbasis für ihre Entscheidung – Pro oder Contra eine individuelle Softwarelösung.

Entscheidungshilfen nutzen:
Workshop, Showcase und Proof of Concept

Fällt die Entscheidung für einen Anbieter schwer oder ist vielleicht noch gar nicht klar, ob und wie die eigenen Anforderungen umgesetzt werden können, haben sich Workshop, Showcase und Proof of Concept (PoC) als hilfreiche Werkzeuge erwiesen. Damit können Unternehmen die eigenen Anforderungen auf Herz und Nieren prüfen, die Softwarelösung eines Anbieters kennenlernen und die Funktionalität durch ein Anwendungsbeispiel besser einschätzen. Zusätzlich bekommen sie als Auftraggeber einen wertvollen Eindruck über Arbeitsweise, Lösungsansätze und viele weitere Faktoren, die bei der Anbieterauswahl eine Rolle spielen, wie beispielsweise Verlässlichkeit, Fachkompetenz, Vorgehensmodelle (z.B. Agile Projektmanagementmethoden) oder Referenzen.

Ob ein Workshop, Showcase oder PoC das richtige Mittel ist, hängt stark davon ab, in welcher Phase sich das Unternehmen befindet und welche Größe bzw. welchen Stellenwert das Projekt hat.

Seven2one bietet hierzu verschiedene Möglichkeiten an, um die Kompetenz, Vorgehensweise und Software kennenzulernen – vom eintägigen Workshop für die Anforderungsanalyse über einen Showcase bis hin zu einem Proof-of-Concept.

Workshop – den Einstieg ins Individualsoftware-Projekt meistern

Einen Workshop kann es in allen Projektphasen geben. Sehr gute Erfahrung machen wir zudem mit Workshops zur Anforderungsanalyse vor der Angebotslegung. Hier sind wir Sparringspartner, unterstützen bei der Bestandsaufnahme und moderieren grundlegende Fragen zu Zielen, Chancen, etc., wie beispielsweise im Workshop Digitalisierung und neue Geschäftsmodellen für Stadtwerke und Energieversorger. Dabei geht es im Wesentlichen darum, gemeinsam Anforderungen auszuarbeiten, Ziele zu schärfen und die Vorgehensweise abzustimmen. Die Vorteile eines Workshops liegen auf der Hand: die Projektpartner haben ein einheitliches Bild und verständigen sich auf einen gemeinsamen Plan.

Showcase – einen Eindruck gewinnen

Ein Showcase zeigt – so unser Verständnis – die Grundfunktionalität einer Softwarelösung in Anlehnung an einen konkreten Anwendungsfall. Damit bewegt sich ein Showcase zwischen einem Mock-up (reinem Anschauungsmodell) und einen PoC („Durchstich“). Bei Seven2one nutzen wir den Showcase vor allem, um interessierten Unternehmen einen Eindruck über die Softwarefunktionalität und das Umsetzungskonzept zu vermitteln. Damit sieht und „erlebt“ der Anwender die Software und kann ihre Usability deutlich besser einschätzen.

Proof of concept (PoC) – die Machbarkeit evaluieren

Der Proof of Concept erbringt – wie der Name bereits sagt – den Beweis dafür, dass eine (individuelle) Softwarelösung für einen definierten Anwendungsfall funktioniert. Der PoC kommt insbesondere bei sehr individuellen, neuartigen, aufwändigen oder geschäftskritischen Anforderungen ins Spiel. Ein PoC bestätigt Konzepte und Anwender sehen die Umsetzung. Er dient daher auch als Entscheidungsbasis für den weiteren Projektverlauf. Unternehmen können belastbar einschätzen, ob sie auf dem richtigen Weg sind. Gleichzeitig macht er es möglich, Risiken zu erkennen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Für einen Energieversorger hat Seven2one ein Proof of Concept für eine komplexe Systemumgebungerstellt, um die Funktionalität einer einheitlichen Schnittstelle zum Import von Marktdaten aus zahlreichen unterschiedlichen Quellen zu demonstrieren. Neben dem Beweis der Funktionsfähigkeit der Schnittstelle diente der Test auch dazu die Datenqualität, also die Vollständigkeit, die Verlässlichkeit sowie die Rechtzeitigkeit der Datenlieferungen bewerten zu können.

Agil oder Wasserfall:
Vorgehen im Projekt bewusst festlegen

Unternehmen sind gut beraten, das Vorgehen im Projekt bewusst zu bestimmen. Agile Methoden bringen jede Menge Vorteile mit sich. Aber: Um agil Projekte durchzuführen, braucht es das entsprechende Umfeld und Mindset im Unternehmen. „Jetzt sind wir mal agil“ funktioniert in den allermeisten Fällen nicht.

Aus vielen Projekten wissen wir, dass agile Methoden (z.B. Scrum) nicht für jedes Unternehmen geeignet sind. Wenn Unternehmen sich für agile Projektmanagement-Methoden (Blogbeitrag Agile Projektmanagementmethoden) entscheiden, dann muss Agilität als Mindset im Unternehmen gewollt sein und im Projektteam gelebt werden.

Wichtig ist es, unserer Erfahrung nach, authentisch zu bleiben, die eigenen Stärken und Schwächen zu kennen, dabei Grenzen auszuloten und sich auf dieser Basis für eine Methode zu entscheiden.

Lastenheft reloaded:
Anforderungen definieren im Individualsoftware-Projekt

Ideen entwickeln, Brainstorming betreiben, visionär zu denken – prima! Irgendwann brauchen die Ideen ein „Zuhause“, sprich eine schriftliche Dokumentation.

Die Zeiten, in denen die Anforderungen an die Individuallösung in detaillierten Lastenheften definiert werden und auf Basis ebenso detailreicher Pflichtenhefte umgesetzt wurden, sind vorbei. Nur noch wenige Projekte laufen nach diesem Schema ab und immer mehr agile Projektmanagementmethoden kommen zum Einsatz. Dennoch: ganz ohne Dokumentation geht es nicht.

Auch bei einer agilen Vorgehensweise ist ein (grobes) Lastenheft weiterhin sehr hilfreich. Denn ein durchdachtes und strukturiertes Lastenheft erfüllt gleich mehrere Zwecke:

• Als Auftraggeber können Unternehmen gleich mehrere Anbieter über das Vorhaben informieren. Gleichzeitig dient das Lastenheft als Basis für einen Anbietervergleich und eine Vorauswahl.
• Wenn Unternehmen ihre Anforderungen im Lastenheft verschriftlichen, geschieht oft folgendes: Sie identifizieren Lücken oder Inkonsistenzen in den eigenen Anforderungen. Nach der Devise „besser früh als nie“ haben sie jetzt noch die Chance, die Lücken zu schließen und Inkonsistenzen zu klären.
• Das Lastenheft ist die Basis und „roter Faden“ im Individualsoftware-Projekt. Es kennzeichnet Muss- und Kann-Funktionen und dient als „Nachschlagwerk“ im Projektverlauf. Zudem macht es die Zeit- und Kostenplanung einfacher.

Wie detailliert sollte ein Lastenheft sein? Hier hilft die folgende Faustregel: Je spezifischer, neuartiger, geschäftskritischer die Unternehmensprozesse, desto ausführlicher das Lastenheft. Gleichzeitig sollte es schlank genug sein und genügend Freiraum für Lösungsvarianten lassen.

Entscheidungen möglich machen:
Fachlich und organisatorisch

In jedem Projekt sind Entscheidungen zu treffen. Wer darf welche Entscheidungen treffen? Und auf welcher Ebene, fachlich oder organisatorisch? Dies sollte frühzeitig klar sein. Daher ist es aus unserer Sicht wichtig, die Stakeholder* frühzeitig einzubinden und regelmäßig zu informieren, um schnelle und zielführende Entscheidungen möglich zu machen.

Dreh- und Angelpunkt ist dabei der Projektmanager. Seine Aufgabe ist es, die Stakeholder, die maßgeblich am Individualsoftware-Projekt und an den Entscheidungen beteiligt sind, mit Informationen zu versorgen, Diskussionen zu moderieren, notwendige Entscheidungen herbeizuführen und zu dokumentieren.

*Stakeholder sind Personen, Gruppen und Institutionen, die gemeinsame wirtschaftliche Ziele verfolgen oder in irgendeiner Form von der Tätigkeit eines Unternehmens berührt werden. Man unterscheidet dabei zwischen externen und internen Stakeholdern. (Quelle: www.neueswort.de)

Software testen im Individualsoftware-Projekt:
Kapazität einplanen und zeitnah starten

Gerade beim agilen Projektmanagement erhalten Anwender frühzeitig ein lauffähiges Software-Inkrement. Wir sehen in unseren Projekten immer wieder, wie wichtig es ist, die Software“stücke“ zeitnah zu testen und die Ergebnisse zurückzumelden. Anhand der Testergebnisse hat der Auftraggeber die Möglichkeit, eine Fehlentwicklung frühzeitig zu erkennen und entsprechend gegensteuern.

Software-Tests erfordern Ressourcen. Diese Ressourcen gilt es frühzeitig einzuplanen, um zeitnah Feedback zu geben und eine agile Softwareentwicklung möglich zu machen.

Statt Doku-Schnipsel:
Ressourcen in belastbare Dokumentation investieren

Individuelle Softwareprojekte gehen nicht selten über mehrere Monate. Wer weiß nach so langer Zeit noch, wieso diese oder jene Entscheidung getroffen wurde. Daher ist es wichtig, Entscheidungen, Rückmeldungen, Änderungen o.ä. zu dokumentieren. Ja, Dokumentation kostet Zeit und mag lästig sein. Doch eine Dokumentation schafft hohe Transparenz. So lassen sich Entscheidungen auch im Nachinein nachvollziehen und Unklarheiten schnell klären.

Für eine belastbare Dokumentation ist es wichtig, die Doku-Schnipsel aus der Multi-Channel-Kommunikation (Email, aufgezeichneter VideoCall mit ScreenRecording oder Team-Chat) zu konsolidieren. Erst dann sind die Projektbeteiligten in der Lage, die Informationen zu nutzen. Ein gemeinsamer Datenraum (z.B. im Extranet oder ähnlichen sichere Plattformen) ist eine hilfreiche Basis – am besten zentral und mit Zugriff für alle Projektbeteiligten.

Last but not least:
Flexibel bleiben im Individualsoftware-Projekt

Bei aller Planung, Dokumentation etc. werden Untenehmen in Situationen kommen, mit denen sie nicht gerechnet haben. Darauf sollten sich sowohl Projektmanager als auch Projektmitarbeiter einstellen. Um eine konstruktive Lösung zu finden, braucht es Kreativität, Mut und manchmal Ausdauer. Da hilft es oft nur, gelassen und flexibel zu bleiben, um sicher ans Projektziel zu kommen.

Individualsoftware-Projekte für energiewirtschaftliche Themen

Seven2one entwickelt seit über 17 Jahren Individualsoftware für energiewirtschaftliche Themen. Dank unserer langjährigen Expertise in Energie und IT sind wir ein Gesprächspartner auf Augenhöhe, wenn es um Individualsoftware geht. Überdies begleiten wir Sie über alle Phasen der Softwareentwicklung hinweg. So helfen uns Know-how, Methodik, Ausdauer und Kreativität, Herausforderungen zu meistern und Lösungen zu finden. Sprechen Sie uns an.