Mann vor Laptops und PC mit vielen Diagrammen

Excel in der Energiewirtschaft – ein Tool mit Zukunft?

Von Christine Herdt

Excel ist immer noch der Liebling in deutschen Unternehmen. Das zeigt eine Nutzerstudie von Capterra. Auch in der Energiewirtschaft findet Excel Anwendung in vielen Geschäftsprozessen.

Kostendruck, Flexibilität und Nachvollziehbarkeit bei wachsender Datenmenge sind nur einige von vielen Herausforderungen für Energieversorger und Stadtwerke im Zeitalter der digitalen Energiewelt. Um im dynamischen Energiemarkt die Nase vorne zu haben, leisten effizientes Datenmanagement und solide Informationen einen wesentlichen Beitrag.

Daher: Ist eine Excel-Anwendung in Zeiten zunehmender Prozessautomatisierung und steigendem Datenvolumen noch sinnvoll? Wo liegen die Grenzen? Wann sollten Unternehmen über Alternativen nachdenken? Dieser Blogbeitrag beleuchtet Vorteile, Grenzen und Perspektiven von Excel.

Was Excel leistet und was nicht

Das Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft spielt seine Stärken dort aus, wenn es darum geht, schnell und flexibel zu rechnen sowie zu visualisieren. Insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist Excel die favorisierte Software. Warum? Sie ist verfügbar, einfach zu bedienen und Änderungen in Auswertungen oder Geschäftsprozessen lassen sich schnell umsetzen.

Steigt die Zahl der Anwender, wächst die Datenmenge oder nimmt die Anzahl der Datenquellen zu, kommt eine „rein“ in Excel konzipierte Anwendung sehr schnell an ihre Grenzen. Fehlende Zugriffsrechte, nicht vorhandene Dokumentation etc. erschweren das Datenmangement und beeinflussen die Datenqualität und Revisionssicherheit.

Was am Anfang als pragmatische Lösung daher kommt, wächst so über die Jahre zu einer verzweigten Excel-Landschaft, die nur noch wenige Experten durchdringen und bedienen können. Die Folge: Die gewachsene Anwendung lässt sich nicht mehr optimal bzw. nur noch mit hohem Aufwand bedienen. Verlässt der betreuende Experte das Unternehmen, geht zudem Wissen verloren.

Warum hat Excel Grenzen?

Zunächst muss man wissen, dass Excel keine Datenbank, sondern ein Kalkulationsprogramm ist. Seine Stärken liegen darin, Tabellenkalkulationen zu erstellen und mathematische Rechenoperationen automatisiert durchzuführen. Da in Excel Tabelleninhalte durch Bezüge verknüpft werden können, eignet sich Excel sehr gut zur Darstellung von Ergebnissen und Statistiken. Deshalb kommt bei den Anwendern schnell der Wunsch auf, diese Auswertungen und Berichte mit entsprechenden umfangreichen Daten zu füttern. Die Krux dabei: Für ein Datenmanagement wurde Excel jedoch nicht entwickelt und stößt genau hier an seine Grenzen.

Wann Sie über Excel-Alternativen nachdenken sollten

Den richtigen Moment für den Wechsel auf eine Alternative, welche den gestiegenen Anforderungen entspricht, ist nicht einfach herauszufinden. Es sollte einerseits nicht zu früh (Kosten-Nutzen) und anderseits auch nicht zu spät (Effizienz und Sicherheit) sein. Entscheidungshilfe bieten die folgenden Fragen.

  • Sie wollen bestimmte Prozesse wie z.B. Kennzahlen-Berechnung regelmäßig ausführen. Der Prozess soll automatisch und ohne manuelles Dazutun ablaufen. Jeder Prozess verwendet dabei die zum Zeitpunkt aktuellen Daten.
  • Sie möchten sicher wissen und nachweisen können, wer wann welche Änderungen gemacht hat. Gleichzeitig sollen unterschiedliche Nutzergruppen und einzelne Nutzer auf relevante, selektierte Informationen zugreifen können.
  • Sie möchten komplexe Abfragen auf den Daten ausführen.
  • Sie, Ihre Kollegen und andere Teams wollen gleichzeitig auf dem Datenbestands arbeiten.
  • Sie brauchen einen schnellen Zugriff auf die Daten und wollen nicht x Kollegen kontaktieren, um an aktuelle Daten zu gelangen.
  • Sie wollen Anwender, die Informationen nur selten und zu bestimmten Anlässen konsumieren, gezielt mit Analysen und Berichten versorgen – ohne zusätzlicher Software-Installation.
  • Sie müssen jederzeit nachweisen können, welche Informationen wann gültig waren.
Treffen mehr als 5 Aussagen auf Sie zu? Dann sollten Sie über eine Alternative oder Erweiterung nachdenken. Schauen Sie sich doch mal diese Lösung an.

Excel integrieren & automatisieren – Ein Ansatz für mehr Effizienz und Sicherheit

Wie sieht die Zukunft von Excel nun also aus? Excel hat Zukunft, jedoch braucht es im Zeitalter der wachsenden Datenflut, Prozessautomatisierung und Digitalisierung einen neuen Ansatz für Excel. Seven2one bietet eine Lösung, bei dem Unternehmen weiter von den Excel-Vorteilen profitieren, gleichzeitig die Grenzen von Excel überwinden und somit Excel in ihre Digitalisierung integrieren.

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